La gestión documental y las implicaciones ambientales y funcionales: el caso de la empresa Induma de Manizales

Abstract

La gestión documental es de gran importancia para las organizaciones; administrar los documentos de acuerdo a los métodos y procesos facilita el acceso a la información, permite llevar un control y conservación adecuada de la información, mejora la productividad de la empresa, contribuye al uso racional de recursos y seguridad en la información de un modo eficiente y sistemático.

Este estudio investigativo examina la relación entre los procesos ambientales y operativos en la empresa Induma y los impactos que en materia operativa y ambiental generan a la organización. El estudio se llevó a cabo bajo el enfoque de estudio de caso cualitativo, en la empresa Induma de la ciudad de Manizales, se desarrolló en cinco etapas de investigación: a) Etapa 1. Fundamentación Teórica: se consultaron los referentes teóricos para dar respuesta a la investigación planteada, b) Etapa 2. Diseño y validación de instrumentos: se construyeron las herramientas necesarias para dar respuesta a los objetivos, c) Etapa 3. Recolección de Información: se procedió a aplicar los instrumentos y recolectar la información necesaria para el desarrollo de la investigación, d) Etapa 4. Sistematización y Análisis de Información: en esta etapa se plasmó la información en tablas y matrices y posteriormente se realizó su análisis, y, e) Etapa 5. Construcción del Informe Final: se recopilo la información de forma lógica para la presentación de resultados.

En el marco del ejercicio investigativo, se evidenció que el proceso documental en Induma S.C.A, carece de control, manejo, diseño y seguimiento de la información debido a que no tienen un procedimiento estructurado para la gestión de documentos, que permita centralizar la información de acuerdo al actuar de la organización. Se evidencio a su vez que la alta gerencia ha tenido propósitos de ejecutar un sistema de gestión de documental, para esto crearon un grupo primario con un responsable de cada área para analizar toda la norma y diseñar el programa de gestión documental de acuerdo a las necesidades de la empresa, pero no se ha obtenido ningún resultado. Esto conlleva a que las áreas trabajen como islas a parte y los procesos de gestión de documentos se realizan iniciativas particulares en búsqueda de adecuación de áreas de trabajo, mejor cumplimiento de las tareas y disminución de impactos al ambiente realizando específicamente prácticas irregulares de reciclaje.