Diseño e implementación de un sistema informático para la gestión documental de entidades públicas y privadas

Abstract

Los sistemas de información son hoy en día una herramienta fundamental en la administración adecuada de todos los recursos de las organizaciones, es por eso que al valerse de estos se mejora la administración de los procesos internos y externos de la empresa. La implementación de un sistema de gestión documental proporciona a las organizaciones elementos de valor, para la toma de decisiones administrativas tendientes a la optimización de recursos y talentos; a la vez que se minimizan tiempos y recursos de papelería. Además de ser un medio de organización, flujo documental y almacenamiento eficaz, un sistema de gestión documental es también una arista de la administración de la gestión de la calidad, dado que involucra el personal responsable de administrar el sistema de calidad, dentro de un ciclo permanente reflejado en los procedimientos administrativos que deben estar normalizados, contribuyendo con esto al logro de las estrategias de la empresa. La productividad lograda a través de la normalización de los procesos propios de la empresa debe ser evaluada a través de herramientas que indiquen los cuellos de botella dentro de procesos como (Afiliación de asociados, solicitudes de crédito, análisis de solicitudes de crédito, desembolso de créditos, cancelación de créditos de forma total o parcial, generación certificados de paz y salvo, generación de certificados de deuda, estados de cuenta, gestión de renuncias, devoluciones por retiro o mayor descuento); en consecuencia la solución brinda un módulo básico de reportes con el cual se evalúan los comportamientos de los empleados o la conveniencia de determinadas actividades dentro de los procedimientos, proporcionando una herramienta para tomar decisiones como cambios de empleados en puestos de trabajo de acuerdo a sus perfiles y habilidades, supresión o traslado de alguna actividad dentro del procedimiento para que realmente genere valor dentro del proceso. La simplificación de procedimientos administrativos debe realizarse teniendo presentes métricas de tiempo y cargas de trabajo de los empleados, es por esto que también podemos determinar las cargas laborales por empleado, al estar estos codificados en cada unas actividades propias de los procedimientos administrativos. A la vez el sistema proporciona la forma de hacer cambios en tiempos y responsables de las actividades, sin entrar a alterar la parametrización de actividades anteriores, mostrándose entonces como un simulador de situaciones óptimas a implementar. La seguridad de la información, en especial lo que respecta a la parametrización de las actividades y sus responsables, es fundamental; en tal sentido se proporciona un módulo de seguridad mediante el cual se asignan niveles de acceso al sistema, previniendo con esto alteración de la codificación adecuada del sistema.